AQSP 2019_INFORMATIONS AUX EXPOSANTS

HORAIRE

Montage:

Mercredi 8 mai: 15 h à 21 h

Salon des exposants:

Jeudi 9 mai: 7 h 30 à 15 h 30
Vendredi 10 mai: 7 h 30 à 13 h 30

Démontage

Vendredi 10 mai: 13 h 30 à 17 h

L’horaire détaillé du congrès sera disponible sur le site Web du congrès au www.pluri-congres.com/aqsp2019 ou au www.aqsp.org à partir de janvier 2019.

À FAIRE

  1. Réservez votre espace d’exposition – onglet Réservez votre espace
  2. Prenez connaissance des Termes et conditions s’appliquant aux exposants.
  3. Remplissez les formulaires suivants :
    – Laissez-passer d’exposants (obligatoire) – onglet Laissez- passer
    – Services techniques (s’il y a lieu) – onglet Services additionnels
  4. Effectuez votre réservation à l’hôtel – onglet Hébergement

DÉBARCADÈRE

Heure de livraison : mercredi 8 mai entre 15 h et 21 h

Un débarcadère vous sera assigné à votre arrivée
1251 rue Jeanne-Mance
Montréal (Québec) H5B 1E5

Le chargement ou le déchargement de marchandises, fournitures, équipements, matériaux, déchets ou détritus ne devra se faire que par les portes, couloirs et quais désignés par l’établissement.

N.B. : Les portes de notre débarcadère sont de 12’6’’ de hauteur par 36’ de largeur.

Le stationnement n’est pas permis au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué.

Le matériel fragile doit être clairement identifié à cet effet sur la boîte et le libellé de livraison.

Le DoubleTree par Hilton Montréal acceptera le matériel à partir du 8 mai seulement.

Trois monte-charges d’une dimension de 7’ de hauteur par 9’ de largeur sont prévus afin de minimiser le temps d’attente au montage/démontage.  Une fois sur place, vous devrez monter jusqu’au niveau 4 afin d’avoir accès aux salles.

LIBELLÉ DE LIVRAISON

N.B. : Tout matériel ou palette excédant 1 500 lbs doit obligatoirement indiquer le poids du contenu sur l’emballage.

MONTAGE

Tous les exposants devront se conformer et respecter les heures convenues pour le montage et le démontage des kiosques. Tout exposant s’installant ou livrant du matériel sans permission dans l’établissement en dehors des heures confirmées s’expose à se voir refuser l’accès au site et/ou se faire facturer des frais d’entreposage de matériel.

MANUTENTION DES MARCHANDISES

Tout exposant doit manutentionner lui-même son matériel.  Aucun chariot n’est mis à la disposition des exposants, il est donc fortement recommandé aux exposants d’apporter leur matériel de transport.

Les exposants devront s’assurer de prévoir la manutention requise et de faire les commandes des services nécessaires, si besoin il y a. Référez-vous à l’organisateur Pluri Congrès pour toute demande de manutention.

Les exposants qui expédient directement du matériel au DoubleTree par Hilton Montréal par l’intermédiaire d’un service de transporteur doivent s’assurer que ce dernier assure la livraison au stand directement. Advenant le cas où des appareils de levage seraient nécessaires, il est obligatoire de commander un service de manutention auprès de l’organisateur (Pluri Congrès) pour livrer le matériel au stand. En tout temps, les exposants et transporteurs doivent respecter la réglementation relative à la manutention.

Les exposants ou leurs mandataires seront tenus de suivre et de respecter les consignes des employés sur place et d’appliquer la réglementation de l’établissement en cas de manipulation de matériels lourds ou motorisés.

ENTREPOSAGE

Tout matériel laissé au débarcadère sera entreposé. Les frais relatifs à la manutention seront chargés au propriétaire du matériel.

Un espace sera prévu pour l’entreposage par l’organisation, et ce sans frais supplémentaire.  Le DoubleTree par Hilton Montréal acceptera le matériel à partir du mercredi 8 mai seulement.

Suite au montage, tout exposant souhaitant entreposer du matériel doit l’identifier et le laisser dans l’allée. Tout matériel non identifié sera automatiquement jeté.

Le matériel entreposé sera retourné aux exposants sur une base aléatoire selon l’horaire de démontage établi par l’organisateur.

Les boîtes, caisses et autres contenants vides doivent être empilés dans un lieu d’entreposage désigné par les responsables de l’exposition. Aucun de ces contenants ne sera toléré sur les côtés, à l’arrière ou à l’intérieur des stands.

Par mesure de sécurité, seuls les employés du DoubleTree par Hilton Montréal ont accès à l’entrepôt.

SERVICES DE MESSAGERIE

Les exposants qui utilisent les services de messagerie tels FedEx, UPS, Purolator ou autres doivent s’assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l’avance.  Toute marchandise expédiée « à percevoir » ne sera pas acceptée par le DoubleTree par Hilton Montréal.

Il est de la responsabilité des exposants de contacter les services de messagerie pour la récupération du matériel après l’événement.  Les exposants doivent également apposer sur toutes les boîtes à expédier le « Bon de connaissement » du service de messagerie en question.

PAUSES-SANTÉ

À chacune des pauses, jus et café seront offerts au sein de l’exposition.

SÉCURITÉ

L’expédition de la marchandise de chacun des exposants est sous sa propre responsabilité et/ou sous la responsabilité de la compagnie de transport choisie par celui-ci. Pendant les heures d’ouverture de l’exposition, chaque exposant est entièrement responsable de son stand et doit souscrire à sa propre assurance vol-incendie et assurance des tiers, s’il le désire. Chaque exposant est également responsable d’avoir sur place, s’il le désire, un agent de sécurité pour assurer la surveillance de son matériel sur le lieu de l’exposition. Pour plus de sécurité, prière de ne laisser aucun objet ou équipement de valeur sur le site après les heures d’ouverture du salon.

Toute forme de sécurité, autre que la sécurité générale de l’établissement, devra être assumée par le requérant.

Les exposants conviennent qu’en aucun cas le personnel de l’établissement n’assumera la surveillance des biens exposés ou de tout autre bien que l’exposant, son personnel ou ses mandataires auront laissé sur les lieux. L’exposant assumera intégralement cette responsabilité en tout temps et à ses frais.

Veuillez aussi noter que tout bris de la salle causé par un exposant est sous la responsabilité de ce dernier et tous les frais seront portés au compte de la compagnie concernée. L’utilisateur sera également responsable de protéger les tapis à l’entrée et à la sortie des stands, le cas échéant. Nous nous réservons le droit de facturer tout dommage ayant été occasionné aux revêtements muraux et aux portes.

Aucun stand ou matériel ne doit obstruer l’accès à un équipement de sécurité : sortie de secours, cabinet d’incendie, déclencheur d’alarme, etc. L’hôtel se réserve le droit de demander le déplacement d’un stand par mesure préventive.

DÉMONTAGE

Veuillez noter que vous êtes responsables d’organiser le retour de votre marchandise.

À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l’exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’événement, North American Logistics Services inc. (NALSI) et tous les frais seront facturés à l’exposant.

Aucun démontage ne pourra être entamé avant 13 h 30.

ASSURANCES

L’exposant doit posséder ses propres assurances « responsabilité ». Le DoubleTree par Hilton Montréal n’assume aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels aux produits, kiosques, équipements ou décorations, causés par le feu, l’eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les transitions dans l’immeuble, et ce, quelle qu’en soit la cause.